もしあなたが、問い合わせのメールが１日に何十件も来るような職場にお勤めなら、、、、、
- 対応漏れで返信が遅れてしまった。
- 引き継ぎが上手くいかず二重に返信してしまった。
- どれがどのメールを返信しているのかが明確ではない。
- 過去の履歴を探すのに手間取る。
- 経験によって対応の質がバラバラ
こんな経験はありませんか？
メール対応する人が複数の場合には、間違いが起こりがち。また。対応状況がわかりづらいことによって、返信漏れなどのミスが発生しやすい状況にあるとも言えます。ちょっとしたミスから信用を失うことはよくあることです。できることなら、そんな状況は避けたいものです。
メール共有システムを使えば、これらのトラブルがあっという間に解決してしまうことをご存知ですか？
メール共有システムには、対応状況を一元管理したり、社内の情報共有ツールが備わっています。また、テンプレートや応対履歴などの機能で、業務の効率化を図ることもできます。
つまり、
- スタッフの対応状況が一目で確認できる
- 情報共有や管理が簡単になりる。
- テンプレートがあるので対応レベルの統一化ができる
- 業務が効率化する
これから紹介するシステムを使えば、これまで大変だった業務が円滑に回るようになります。
ぜひ参考にしてみてください。
メール共有ができる管理システムの特徴を紹介
問いマネ
問いマネは複数人でのメール管理をメインとしたメール共有ソフトで、ウェブ上からでもチェックが可能です。契約更新率は９２％で高い満足度を得ていることがわかります。お試しデモ画面があるので、気になる方はチェックしてみてください。
１、スレッド表示機能
メールの対応状況がツリー状のスレッド形式で表示されるため、やりとりがひと目でわかります。
２、テンプレート
様々なテンプレートを登録しておくことで、対応が簡単、スピーディーになります。
３、未対応警告機能
あらかじめ設定しておいたルールに従って警告を出せるので、返信漏れや返信遅れを見逃しません。
４、重複返信防止機能
作業中のメールの他の担当者がアクセスすると警告が出る仕様になっています。そのため二重返信を防止することができます。
５、ステータス管理機能
対応状況や担当者、重要度などをひと目で確認できるので、ミスやトラブルが未然に防げます。
６、メールの承認機能
責任者の承認を受けないとメールを送信できない機能があるので、新人スタッフのメールを事前に確認できます。トラブル防止につながります。
７、メモ機能
メールごとにメモを残せるので、連絡事項や注意点など社内のコミュニケーションツールとしても使えます。
８、メールフォームの設置機能
メールフォームの作成やカスタマイズに特化した機能が備わっています。スタイルシートを使った設定もできるので、デザイン性の高いメールフォームを作ることもできます。
（参照元：問いマネ公式ページより）
メールディーラー
メールディーラーは、8年連続シェアNo.1という強みがあります。機能としてはメールの対応状況を全員が把握できるため、ミスや漏れを防ぐことができる点が魅力。ワンクリックで過去の対応状況も把握できるので、担当変更も安心。テンプレートや承認フローもあるので顧客対応レベルの標準化ができます。こちらは無料トライアルがあるようです。
（機能を一部紹介）
1、対応状況の共有機能
対応中や保留など、メールの対応状況を共有できるので、返信漏れを防止できます。
2、二重返信防止機能
誰かが返信したメールにはロックがかかるため、他の人は返信ができないため、二重返信が防げます。
3、対応履歴
アドレスごとに過去のやり取りを簡単に確認できるので、担当者が変わっても安心です。
4、集計レポート
期間別やフォルダ別での集計機能があるため、業務改善に役に立ちます。
5、申請・承認
メール送信時に承認フローを組み込むことができるので、新人が対応するときなども安心できます。
6、テンプレート機能
よく使う文章をひな形として登録し、簡単に呼び出すことができるので、効率よく返信できます。
7、グループチャット
スタッフ間でチャットを使ってコミュニケーションができます。
８、社内Q＆A機能
問い合わせの回答例を登録して情報共有することができます。
（参照元；メールディーラー公式ページより）
メールワイズ
メールワイズは、届いたメールを複数人で共有し、履歴を一元管理できるツールです。kintoneで作成した顧客アプリとの連携やモバイルアプリがあるところが他と違うところです。３０日間の無料お試しがあるので気になる方は一度使ってから判断されてはどうでしょうか？
１、複数ユーザーでの共有・分担機能。
対応状況のステータスがひと目でわかる。
２、電話、訪問履歴
電話や訪問の履歴を記録できる機能。アドレス帳から、メール、電話、訪問履歴を一覧表示することもできます。
３、アドレス帳
共有アドレス帳で、顧客データがメール対応画面で確認できます。
４、テンプレート
よくある回答をテンプレートとして登録でき効率よくメール返信が可能。また、作成したテンプレートはカテゴリ別に管理したり、検索したりすることもできます。
５、一斉送信
アドレス帳やCSVファイルの宛名へメールを一斉配信できます。
６、集計レポート
対応データの集計とグラフ表示できるので状況を把握しやすい。また、項目ごとの集計も可能。
７、kintone連携
kintoneで作成した顧客管理アプリとメールワイズの連携ができ、顧客管理アプリから直接メールを送信可能です。メールワイズの履歴一覧を顧客管理アプリに表示させることもできます。※クラウド版のみ
８、モバイル（アプリ）
モバイル専用アプリ。メールワイズの自分宛の通知を、プッシュ通知で受け取れます。
※「メールワイズ モバイル」は、クラウド版のみとなります
（参照元：メールワイズ公式サイトより）
mi-Mail
mi-Mailは、お客様からの問い合わせメールを複数人で一元管理できるメール共有システムで、大規模なコールセンターにも対応出来る３００万件のメール保存容量が特長です。高度な処理能力と緊急時には予備系に切り替えるサーバーの二重化にも対応しています。
１、メールの一斉送信機能
メルマガ配信や案内メールなどの一斉送信が可能。アドレス帳と連動することや配信スケジュールの予約もできます。
２、FAQ機能
よくある質問や想定できる質問に対する回答を登録しておく機能があります。これを使うことで効率良く対応できます。また新人教育にも利用できます。
３、案件管理
すべての問い合わせを「お問い合わせ単位毎」に管理。メールでのやり取りだけでなく、電話やFAXを管理するため問い合わせの流れや状況が一目でわかります。
４、メールのステータス管理
対応状況を「未対応」「対応中」「対応済み」「問い合わせ中」などのステータスで表示。
画面はタブ化され簡単操作で画面の切り替えや詳細を確認できます。
５、対応期限の設定
時間を設定することで、期限が来るとメールの背景が変化。未対応の状況などを視覚的に警告するので対応漏れを防ぐことができます。
６、テンプレート機能
共有できるテンプレートを設定できるため、応対品質のバラツキを防ぎます。また、自動返信テンプレート設定することで受付時間外にも返信することが可能です。
７、担当者の自動振り分け
条件を設定することで、担当者を自動で振り分けることができます。以前担当したスタッフに振り分けるなど、業務に合わせて柔軟に設定が可能です。
８、スレッド表示
管理画面はツリー形式の表示のため、問い合わせが時系列で把握できます。
（参照元：mi-Mail公式ページ）
まとめ
いかがだったでしょうか。ステータス管理やテンプレート、社内の情報共有ツールなど、主だった機能には共通点があります。しかし、一部機能には各社の特色があるので、内容をよく吟味して、自分にあった社内メール管理ソフトを探してください。
