あなたは上司からのメールの返信で困った経験はありませんか？
- 敬語はちゃんと使えているのだろうか。
- おかしな文章になっていないか。
- 件名はRe:をつけて返した方がいいのか。
- それとも新しい件名にした方がいいのか。
- 引用の仕方は間違っていないだろうか。
普段メールでのやり取りや敬語を使い慣れていないと難しいこと、戸惑うことが多いかもしれません。慣れていないがために、失礼な対応をしてしまうのではないかと不安になりますよね。今回は、上司へのメール返信で困らないために、良くある間違いについて確認していきたいと思います。
敬語には３種類あるのはご存知ですか？
普段何気なく使っている敬語、、、、それって本当に正しい使い方なのか自信はありますか？
とりあえず、「です」「ます」を語尾につけておけば大丈夫。と思っているかもしれません。確かにそういう面はあると思います。しかし、相手によってはしっかりとした敬語で対応する必要がある場面も出てくるでしょう。特に日本語には、尊敬語、謙譲語、丁寧語など、３種類の敬語があります。小さい頃から慣れ親しんでいる日本語ではありますが、この使い分けはとても難しいのではないでしょうか？しかし、ビジネスシーンではそれぞれ使い分ける必要があります。
では、それぞれの用法について見ていきましょう。
丁寧語は、物事を丁寧に表現する方法で、「です、ます」の表現を用います。一番親しみやすく、使い易い表現方法でしょう。普段、特に注意することなく使える表現がこの丁寧語だと思います。
尊敬語は、相手に敬意を表する言葉で、例えば、「言う」の尊敬語は「おっしゃる」、「行く」が「いらっしゃる」などのように相手について述べます。よくビジネスで使う「貴社」「御社」などは、尊敬語になります。
対して、謙譲語は自分や身内がへり下る表現です。「言う」は「申し上げる」。「行く」は「うかがう」など、主語が自分側の表現です。「弊社」などの表現は謙譲語です。
口頭では気にならなかった表現も、文章だと違和感を覚えることもありますので、しっかり使い分けていきたいものです。
上司に対して「了解しました」と言ってはいませんか？
「了解いたしました」
このワード。あなたは上司に対して使ってはいないでしょうか。なんとなく良さそうな表現ですが、実際は、「かしこまりました」と言うのが正しい表現です。もしくは、家政婦のミタで有名になった表現「承知しました」を使ってください。ただし、「承知しました」は相手からの依頼や要求を引き受ける意味合いが強いので、普段は「かしこまりました」でいいでしょう。
ではどうして「了解しました」は良くない表現なのでしょうか？実はこの表現。上位のものから下位のものへの許可の意味合いが強いのです。ですから、上司に対して失礼にあたる表現なのです。
もし間違って使っていたとしたら、今日から「かしこまりました」もしくは「承知しました」を使うようにしてください。もちろん、相手との関係性によっては問題にはならないかもしれません。しかし、親しき中にも礼儀あり。ビジネスマナーとして覚えておいてください。
メールの返信の際には件名の「Re:」はどうするべきか
通常、届いたメールを返信しようとすると「Re:」が件名に自動で付きます。これをそのままつけで返信していいのか。それとも新しい件名をつけて返信した方がいいのか。悩んだことはありませんか？
メールマナーでは、「件名は相手に内容が伝わるようなものを」と言われています。ですから、返信の際も、新しい件名でつけた方が良い気がしますよね。しかし、これは間違いです。
というのも、「Re:」を付けて返信した方が相手には内容が瞬時に分かるからです。
「え？どういうこと？」と思いましたか？
つまりこういうことです。
「こちらが送ったメールに対しての返信だ」と受信トレーを見た瞬間にわかるのです。
しかも、件名はこちらが送ったものそのままです。ですから内容もすぐにわかります。これ以上わかりやすい件名など実はないのです。
「Re:」はどこまで続けていいのか？
返信に対して、また返信。それにさらに返信がある。こうなると延々とメールのやり取りが続きます。この場合、「Re:」でやり取りを続けていると「Re:Re:Re:Re:、、、、、、、」となってしまいます。いったい、どこまで続ければいいのでしょうか。
これといった決まりはありませんが、メールの内容が最初の件名から変わってしまった時が、件名を変えるタイミングではないでしょうか？話の内容が変わったのに、以前の件名のままで返信が続くと訳が分からなくなってしまいます。
一つの目安として、メールの返信が続くようであれば、内容が変わった時には件名を変えても構わないと思っておけばいいでしょう。
メール返信で引用をする場合はどうするか
内容の確認などで、相手の文章を「引用」（自分の文章の中に、相手の文章コピーを用いること）することがあると思います。メールはLINEなどのメッセージアプリとは違い、やりとりが文面上ではわかりません。そのため、引用を使うことで、何についてのやりとりかがわかりやすくなります。その反面、メール本文自体が冗長になりすぎてしまうこともあるので注意が必要です。
【全文引用】
全文引用をする場合は、例えば、お客様からの問い合わせに対して、「内容の確認」として掲載することがあります。お客様自体が問い合わせ内容を忘れていることもありますので、確認の
ために内容を引用して載せる。ビジネスではBtoCでの使用が多いでしょう。
デメリットとしては、メール文自体が長くなってしまうことです。一度の返信であれば、気になることもないでしょうが、数回のやりとりで、すべて全文引用していくと、とても文章が長くなってしまい、読みづらくなりますし、見栄えもよくありません。全文引用する場合は、一つ前の内容程度で収めておくのがいいでしょう。
【部分引用】
必要な部分だけ引用して、それに返信することで文面がすっきりして見えるので、読みやすくなります。文章を削りすぎてピンポイントの引用と回答だけだと、相手に意図が伝わらない可能性もあります。相手が「あれ？何のことだっけ？」と自分の送った文章を確認する羽目になるのだけは避けましょう。そのためには、ある程度、元の文脈がわかるような引用をする必要があります。
引用部分については、メールソフトによっては、引用返信を選んだ際には引用したことがわかる記号やレイアウトになると思います。もしならない場合は、「＞」「＞＞」などの記号をつけて、引用部分と本文を区別して書くようにしましょう。
メールの返信は受信してからいつまでに返すのがベストか？
内容によっては、すぐに回答できず返信に困ってしまうことがあります。しかし、基本的には２４時間以内で返信するのがビジネスメールのマナーとされています。いつまでも保留にせず、できるだけ早めに返信をする方がいいでしょう。もし、すぐに回答できないような内容を含む場合は、「メールは確認した、ただ回答は○○日まで待ってほしい」という旨を伝えましょう。
特に返信もなく、相手を待たせてしまうと印象もよくありません。メールを見たらすぐ返信するくらいで対応していくのがベストです。
まとめ
上司に限らず、メールは相手があることです。メールの返信一つで相手の心証を悪くしてしまうこともあります。気軽に送れるメールですが、文章や内容はしっかりと吟味をし、ビジネスマナーに気をつけてやりとりするように心がけてください。
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